Przede wszystkim przemyślana decyzja
Data publikacji: 06.05.2010
Co do jego atutów większość menedżerów jest zgodna. Na pierwszym miejscu często wymienia się pełną kontrolę kosztów, zlecenie części procesów na zewnątrz powoduje bowiem ścisłą kontrolę nad wydatkami. To zaleta, którą cenią CIO (osoby zarządzające działem informatyki), zwłaszcza w kryzysie. Kupowanie gotowych rozwiązań z zakresu sprzedaży czy kadr sprawia, że firma może pominąć kosztotwórczy i długi proces budowy i utrzymania własnego działu IT czy PR. Dzięki rekrutacji pracowników zewnętrznych zmniejsza się liczba etatów w firmie, redukują się zatem koszty przeznaczane na wynagrodzenia stałe, zabezpieczenia socjalne, emerytalne, chorobowe. Firma nie musi płacić za szkolenia pracownika, ponosić kosztów urlopowych, a także tych związanych z utrzymaniem stanowiska pracy. Podliczenie wydatków na sprzęt biurowy, połączenia telefoniczne, zużycie energii i dzierżawę może dać zaskakująco wysoki wynik. Oczywiście korzystanie z outsourcingu nie oznacza, że w firmie fizycznie nie przebywa człowiek, jednak jego czas pracy jest bardzo elastyczny, więc pozwala na oszczędności.
Zwiększenie efektywności
W czasach ogromnej konkurencji firmy szukają rozwiązań, które przyczynią się do zwiększenia efektywności. W tym kontekście outsourcing przedstawia się jako strzał w dziesiątkę. Jako jedną z jego największych zalet wymienia się bowiem możliwość skoncentrowania się na swoim core-business, czyli działalności podstawowej. Skupienie się na głównym profilu działalności i delegowanie pozostałych zadań zewnętrznym pracownikom pozwala firmie zwolnić własne zasoby do innych celów, pobierać większą ilość zleceń, a także poprawiać wydajność czy podnosić jakość. Związany jest z tym wysoki stopień specjalizacji wynajmowanych osób – zazwyczaj przydzielane są do jednego, konkretnego projektu, więc firma pośrednicząca może bardzo precyzyjnie dobrać kandydatów z najlepszymi kwalifikacjami. Wysoki poziom umiejętności pracownika to zasługa nie tylko indywidualnej specjalizacji, ale też firmy outsourcingowej. Potencjalni pracownicy z bazy mają dostęp do wiedzy najlepszych ekspertów, baz danych firmowych i ogólnoświatowych, porad innych specjalistów. Do korzystania z pracowników kontraktowych czy przenoszenia całych procesów na zewnątrz struktur firmy często skłania menedżerów bardziej efektywne wykorzystanie czasu. Specjalistę zatrudnia się wtedy, gdy jest faktycznie potrzebny, niekoniecznie na cały etat.
– Charakter pracy w segmencie nowoczesnych technologii jest ściśle zadaniowy – mówi Marceli Smela, dyrektor generalny firmy IT Kontrakt.
– Projekty po zrealizowaniu nie wymagają udziału całego zespołu informatyków, wystarczą osoby do bieżącej administracji.
Poufność danych
Często firmy z pewnym wahaniem sięgają po pomoc z zewnątrz przy budowie systemów bezpieczeństwa. Część podmiotów zajmujących się dostarczaniem kadry IT rozwiązuje ten problem, biorąc na siebie odpowiedzialność za poufność danych. Szczególnie duże firmy dostarczające kadrę budującą systemy zabezpieczeń cieszą się zaufaniem instytucji finansowych i banków.
– Nasi specjaliści uczestniczyli w budowie systemu mobilnych zabezpieczeń dla Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, co świadczy o wysokim zaufaniu naszych partnerów biznesowych – podkreśla Marceli Smela.
Na problem braku zaufania mogą jednak natrafić mniejsze firmy, które nie mogą się poszczycić doświadczeniem i reputacją wynikającymi z doświadczenia. Kolejnym problemem, z jakim borykają się specjaliści współpracujący z firmami zewnętrznymi, jest koordynacja prac. By wewnętrzne struktury firmowe wykorzystywały w 100 procentach potencjał tkwiący w outsourcingu, przepływ informacji musi być bezproblemowy. Niestety, udrożnienie kanałów komunikacji, a często także zbudowanie systemu ich przekazywania jest czasochłonne i skomplikowane. Problem ten dotyka często PR-owców, którzy są zatrudniani do wspomagania działań firmy. – Często niechęć pracowników do udzielania informacji wynika ze strachu – mówi Michał Grala, PR- -owiec. – Pracownicy nie wiedzą, kto za co odpowiada, i boją się wykraczać poza swoje kompetencje. Przez to funkcjonowanie w otoczeniu firmy może być trudne dla zewnętrznego specjalisty.
Nieubłagana ekonomia
Rozwiązaniem takiej sytuacji jest zatrudnienie lub delegowanie pracownika do kontaktu z firmą outsourcingową. W tym miejscu jednak rodzi się problem uzyskania etatu dla specjalisty o wysokich kompetencjach, który musi na stałe funkcjonować w otoczeniu firmy. Okazuje się jednak, że nie odstrasza to korporacji od wspomagania się zewnętrznymi firmami. Przykładowo działania, takie jak e-PR czy Media Relations, pochłaniają najwięcej czasu, więc wewnętrzne działy PR chętnie zlecają je na zewnątrz. Weryfikacja materiałów i autoryzacja wypowiedzi w tym przypadku nastręczają kłopotów jednym i drugim, jednak jest to cena, którą gotowi są zapłacić menedżerowie decydujący o outsourcingu na tym polu. Osobnym problemem jest logistyczne zorganizowanie outsourcingu. Przekazanie procesu na zewnątrz firmy jest stosunkowo proste, jednak przywrócenie go do struktur firmy to skomplikowany i kosztowny proces. Przestój w przypadku IT czy PR, a także marketingu jest nieakceptowalny z punktu widzenia współczesnego rynku. By uniknąć tego problemu, część przedsiębiorców zachowuje szkielet działu, za który odpowiada firma zewnętrzna. Rozwiązanie to niweluje kłopot komunikacji z firmą oraz weryfikacji i nadzorowania firmy zewnętrznej. Osobna sprawa to koszty outsourcingu. Bezsprzecznie zaletą korzystania z firm zewnętrznych jest kontrolowanie wydatków na określony proces. Jednak nie można zapominać o samym koszcie takiego procesu.
– Części firm outsourcing po prostu się nie opłaca. Ekonomia sterująca decyzjami w tym zakresie jest nieubłagana i koszt outsourcowania procesu może być wyższy niż koszt powiększenia lub rozbudowania działu – przyznaje dyrektor Marceli Smela. Zdarza się jednak, że firmy decydują się na delegowanie procesów bez względu na koszty. W tym przypadku często decyduje wizerunek, który dla niektórych korporacji jest ważniejszy niż kwestie finansowe. Zatrudnienie dziesięciu pracowników i zwolnienie ich trzy miesiące później, po zrealizowaniu projektu, może odbić się negatywnie na postrzeganiu firmy, co w ogólnym rozrachunku wygeneruje więcej kosztów niż outsourcing. Nie jest to oczywiście reguła, bo znakomita część działań outsourcingowych po prostu się opłaca. Niewiele małych czy nawet średnich firm stać na utrzymanie działu prawnego, działu kadr czy księgowości – a to jedne z najpopularniejszych usług wykonywanych przez zewnętrznych specjalistów.
Nieprecyzyjne umowy
Argument wizerunkowy ma jeszcze inną słabą stronę – zlecanie części usług na zewnątrz może być odbierane jako przyznanie się firmy do niemożności wykonania pewnego zadania. Może to być wykorzystane przez konkurencję lub osłabić zaufanie w oczach klientów, dlatego większość przedsiębiorstw nie chwali się współpracą z firmami outsourcingowymi i zawiera klauzule o nieujawnianiu ich danych. Większość wad outsourcingu wynika z nieprecyzyjnie sformułowanych umów i nieprzemyślenia ich zakresu. Poważnym uchybieniem jest np. przedelegowanie obowiązków. Przesunięcie większości działań na zewnętrznych pracowników może grozić utratą przez firmę tożsamości, a także prowadzić do zatarcia się granic, kto i co wytwarza. Jak każda decyzja na rynku, tak i ta o zatrudnieniu firmy zewnętrznej do obsługi określonych procesów musi być przemyślana. Warto rozważyć wszystkie za i przeciw oraz skalkulować koszty. Firmy chcące eksploatować nowe segmenty czy rozwijać się w nowych kierunkach, mogą się wspierać właśnie outsourcingiem. Dostawcy usług oferują szeroką ofertę, tak że zarówno niewielkie podmioty gospodarcze, jak i duże korporacje mogą wybrać coś dla siebie. Wydaje się zatem, że ciągły wzrost branży i szerokie perspektywy rozwoju dają dość jednoznaczną odpowiedź na pytanie, czy warto korzystać z outsourcingu.
Źródło: Rzeczpospolita – dodatek Usługi Outsourcingowe, Przede wszystkim przemyślana decyzja, 30 kwiecień 2010
wstecz
30 Kwiecień 2010, Rzeczpospolita – dodatek Usługi Outsourcingowe, Przede wszystkim przemyślana decyzja
Oszczędna opcja czy rozwiązanie, do którego trzeba dopłacać? Daje gwarancję bezpieczeństwa czy naraża firmę na utratę danych? Podnosi prestiż czy niweczy wypracowany wizerunek? Ile konkretnych przypadków, tyle opinii o outsourcingu. Oto przegląd mocnych i słabych stron tego zdobywającego coraz większą popularność rozwiązania.
Oszczędna opcja czy rozwiązanie, do którego trzeba dopłacać? Daje gwarancję bezpieczeństwa czy naraża firmę na utratę danych? Podnosi prestiż czy niweczy wypracowany wizerunek? Ile konkretnych przypadków, tyle opinii o outsourcingu. Oto przegląd mocnych i słabych stron tego zdobywającego coraz większą popularność rozwiązania.
Co do jego atutów większość menedżerów jest zgodna. Na pierwszym miejscu często wymienia się pełną kontrolę kosztów, zlecenie części procesów na zewnątrz powoduje bowiem ścisłą kontrolę nad wydatkami. To zaleta, którą cenią CIO (osoby zarządzające działem informatyki), zwłaszcza w kryzysie. Kupowanie gotowych rozwiązań z zakresu sprzedaży czy kadr sprawia, że firma może pominąć kosztotwórczy i długi proces budowy i utrzymania własnego działu IT czy PR. Dzięki rekrutacji pracowników zewnętrznych zmniejsza się liczba etatów w firmie, redukują się zatem koszty przeznaczane na wynagrodzenia stałe, zabezpieczenia socjalne, emerytalne, chorobowe. Firma nie musi płacić za szkolenia pracownika, ponosić kosztów urlopowych, a także tych związanych z utrzymaniem stanowiska pracy. Podliczenie wydatków na sprzęt biurowy, połączenia telefoniczne, zużycie energii i dzierżawę może dać zaskakująco wysoki wynik. Oczywiście korzystanie z outsourcingu nie oznacza, że w firmie fizycznie nie przebywa człowiek, jednak jego czas pracy jest bardzo elastyczny, więc pozwala na oszczędności.
Zwiększenie efektywności
W czasach ogromnej konkurencji firmy szukają rozwiązań, które przyczynią się do zwiększenia efektywności. W tym kontekście outsourcing przedstawia się jako strzał w dziesiątkę. Jako jedną z jego największych zalet wymienia się bowiem możliwość skoncentrowania się na swoim core-business, czyli działalności podstawowej. Skupienie się na głównym profilu działalności i delegowanie pozostałych zadań zewnętrznym pracownikom pozwala firmie zwolnić własne zasoby do innych celów, pobierać większą ilość zleceń, a także poprawiać wydajność czy podnosić jakość. Związany jest z tym wysoki stopień specjalizacji wynajmowanych osób – zazwyczaj przydzielane są do jednego, konkretnego projektu, więc firma pośrednicząca może bardzo precyzyjnie dobrać kandydatów z najlepszymi kwalifikacjami. Wysoki poziom umiejętności pracownika to zasługa nie tylko indywidualnej specjalizacji, ale też firmy outsourcingowej. Potencjalni pracownicy z bazy mają dostęp do wiedzy najlepszych ekspertów, baz danych firmowych i ogólnoświatowych, porad innych specjalistów. Do korzystania z pracowników kontraktowych czy przenoszenia całych procesów na zewnątrz struktur firmy często skłania menedżerów bardziej efektywne wykorzystanie czasu. Specjalistę zatrudnia się wtedy, gdy jest faktycznie potrzebny, niekoniecznie na cały etat.
– Charakter pracy w segmencie nowoczesnych technologii jest ściśle zadaniowy – mówi Marceli Smela, dyrektor generalny firmy IT Kontrakt.
– Projekty po zrealizowaniu nie wymagają udziału całego zespołu informatyków, wystarczą osoby do bieżącej administracji.
Poufność danych
Często firmy z pewnym wahaniem sięgają po pomoc z zewnątrz przy budowie systemów bezpieczeństwa. Część podmiotów zajmujących się dostarczaniem kadry IT rozwiązuje ten problem, biorąc na siebie odpowiedzialność za poufność danych. Szczególnie duże firmy dostarczające kadrę budującą systemy zabezpieczeń cieszą się zaufaniem instytucji finansowych i banków.
– Nasi specjaliści uczestniczyli w budowie systemu mobilnych zabezpieczeń dla Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, co świadczy o wysokim zaufaniu naszych partnerów biznesowych – podkreśla Marceli Smela.
Na problem braku zaufania mogą jednak natrafić mniejsze firmy, które nie mogą się poszczycić doświadczeniem i reputacją wynikającymi z doświadczenia. Kolejnym problemem, z jakim borykają się specjaliści współpracujący z firmami zewnętrznymi, jest koordynacja prac. By wewnętrzne struktury firmowe wykorzystywały w 100 procentach potencjał tkwiący w outsourcingu, przepływ informacji musi być bezproblemowy. Niestety, udrożnienie kanałów komunikacji, a często także zbudowanie systemu ich przekazywania jest czasochłonne i skomplikowane. Problem ten dotyka często PR-owców, którzy są zatrudniani do wspomagania działań firmy. – Często niechęć pracowników do udzielania informacji wynika ze strachu – mówi Michał Grala, PR- -owiec. – Pracownicy nie wiedzą, kto za co odpowiada, i boją się wykraczać poza swoje kompetencje. Przez to funkcjonowanie w otoczeniu firmy może być trudne dla zewnętrznego specjalisty.
Nieubłagana ekonomia
Rozwiązaniem takiej sytuacji jest zatrudnienie lub delegowanie pracownika do kontaktu z firmą outsourcingową. W tym miejscu jednak rodzi się problem uzyskania etatu dla specjalisty o wysokich kompetencjach, który musi na stałe funkcjonować w otoczeniu firmy. Okazuje się jednak, że nie odstrasza to korporacji od wspomagania się zewnętrznymi firmami. Przykładowo działania, takie jak e-PR czy Media Relations, pochłaniają najwięcej czasu, więc wewnętrzne działy PR chętnie zlecają je na zewnątrz. Weryfikacja materiałów i autoryzacja wypowiedzi w tym przypadku nastręczają kłopotów jednym i drugim, jednak jest to cena, którą gotowi są zapłacić menedżerowie decydujący o outsourcingu na tym polu. Osobnym problemem jest logistyczne zorganizowanie outsourcingu. Przekazanie procesu na zewnątrz firmy jest stosunkowo proste, jednak przywrócenie go do struktur firmy to skomplikowany i kosztowny proces. Przestój w przypadku IT czy PR, a także marketingu jest nieakceptowalny z punktu widzenia współczesnego rynku. By uniknąć tego problemu, część przedsiębiorców zachowuje szkielet działu, za który odpowiada firma zewnętrzna. Rozwiązanie to niweluje kłopot komunikacji z firmą oraz weryfikacji i nadzorowania firmy zewnętrznej. Osobna sprawa to koszty outsourcingu. Bezsprzecznie zaletą korzystania z firm zewnętrznych jest kontrolowanie wydatków na określony proces. Jednak nie można zapominać o samym koszcie takiego procesu.
– Części firm outsourcing po prostu się nie opłaca. Ekonomia sterująca decyzjami w tym zakresie jest nieubłagana i koszt outsourcowania procesu może być wyższy niż koszt powiększenia lub rozbudowania działu – przyznaje dyrektor Marceli Smela. Zdarza się jednak, że firmy decydują się na delegowanie procesów bez względu na koszty. W tym przypadku często decyduje wizerunek, który dla niektórych korporacji jest ważniejszy niż kwestie finansowe. Zatrudnienie dziesięciu pracowników i zwolnienie ich trzy miesiące później, po zrealizowaniu projektu, może odbić się negatywnie na postrzeganiu firmy, co w ogólnym rozrachunku wygeneruje więcej kosztów niż outsourcing. Nie jest to oczywiście reguła, bo znakomita część działań outsourcingowych po prostu się opłaca. Niewiele małych czy nawet średnich firm stać na utrzymanie działu prawnego, działu kadr czy księgowości – a to jedne z najpopularniejszych usług wykonywanych przez zewnętrznych specjalistów.
Nieprecyzyjne umowy
Argument wizerunkowy ma jeszcze inną słabą stronę – zlecanie części usług na zewnątrz może być odbierane jako przyznanie się firmy do niemożności wykonania pewnego zadania. Może to być wykorzystane przez konkurencję lub osłabić zaufanie w oczach klientów, dlatego większość przedsiębiorstw nie chwali się współpracą z firmami outsourcingowymi i zawiera klauzule o nieujawnianiu ich danych. Większość wad outsourcingu wynika z nieprecyzyjnie sformułowanych umów i nieprzemyślenia ich zakresu. Poważnym uchybieniem jest np. przedelegowanie obowiązków. Przesunięcie większości działań na zewnętrznych pracowników może grozić utratą przez firmę tożsamości, a także prowadzić do zatarcia się granic, kto i co wytwarza. Jak każda decyzja na rynku, tak i ta o zatrudnieniu firmy zewnętrznej do obsługi określonych procesów musi być przemyślana. Warto rozważyć wszystkie za i przeciw oraz skalkulować koszty. Firmy chcące eksploatować nowe segmenty czy rozwijać się w nowych kierunkach, mogą się wspierać właśnie outsourcingiem. Dostawcy usług oferują szeroką ofertę, tak że zarówno niewielkie podmioty gospodarcze, jak i duże korporacje mogą wybrać coś dla siebie. Wydaje się zatem, że ciągły wzrost branży i szerokie perspektywy rozwoju dają dość jednoznaczną odpowiedź na pytanie, czy warto korzystać z outsourcingu.
Źródło: Rzeczpospolita – dodatek Usługi Outsourcingowe, Przede wszystkim przemyślana decyzja, 30 kwiecień 2010
wstecz
